Elektroniski parakstīta dokumenta tulkošana: ko saglabāt?

Vispirms atšķiriet faila saturu no parakstītā dokumenta

Saņemot dokumentu e-pastā, ir vilinoši atvērt priekšskatījumu, izdrukāt redzamo tekstu un sākotnējo pielikumu vairs nemeklēt. Tulkojuma sagatavošanā tomēr var būt svarīgs gan lasāmais saturs, gan sākotnējais fails. Praktiski izveidojiet atsevišķu mapi un saglabājiet tur saņemto pielikumu nemainītā veidā. Kopiju darbam glabājiet līdzās, lai to nevarētu sajaukt ar saņemto oriģinālu.

Elektroniskais paraksts nav tikai uz lapas redzams paraksta attēls. LVRTC PortalSign dokumentācijā atsevišķi norādīti EDOC, ASICE un elektroniski parakstīta PDF jeb PAdES formāti. Šī tehniskā informācija palīdz saprast, kāpēc viss nav nosakāms pēc lapas izskata vien. Formāta nosaukums pats par sevi vēl nepasaka, ko konkrētā saņēmējiestāde pieņems un kā jānoformē tulkojums.

Avoti: LVRTC: PortalSign integrācijas vadlīnijas

Atveriet un pārbaudiet dokumentu, nevis tikai pirmo lapu

Valsts augu aizsardzības dienesta publiskā pamācība apraksta EDOC faila saglabāšanu un atvēršanu eParaksts rīkā. Tajā skaidrots, ka pārbaudes skatā redzama informācija par parakstītāju, parakstīšanas datumu un paraksta derīgumu. Pamācība rāda arī iespēju apskatīt vai lejupielādēt visu dokumentu. Tā publicēta 2021. gadā, tāpēc precīzie pogu nosaukumi un izkārtojums pašreizējā saskarnē var atšķirties.

Jūsu uzdevums pirms tulkojuma pieprasījuma ir saprast, ko tieši esat saņēmis. Vai failā ir viena izziņa, vairāki dokumenti vai atsevišķi pielikumi? Vai apskatāmas visas lapas? Ja pārbaudes rīks rāda kļūdu, pierakstiet tās tekstu un precizējiet situāciju ar dokumenta izsniedzēju. Nepārvērtiet neskaidru rezultātu pārliecinošā apgalvojumā, ka fails ir derīgs vai nederīgs.

Avoti: VAAD: Kā atvērt elektroniski parakstītus dokumentus?

Kāpēc izdruka vai ekrānuzņēmums nav viss komplekts

Izdruka palīdz izlasīt dokumentu, bet uz papīra redzamais neatver sākotnējā faila paraksta pārbaudes skatu. Arī ekrānuzņēmumā var būt tikai daļa lapas vai pirmās lapas priekšskatījums. Tāpēc salasāmu kopiju uztveriet kā materiālu satura apskatei, saglabājot arī saņemto elektronisko failu. Tā ir sagatavošanās pieeja, nevis apgalvojums par katras kopijas juridisko statusu.

Nepārvērtiet elektronisko oriģinālu vienīgajā jaunā PDF failā ar drukāšanas funkciju un pēc tam neizdzēsiet sākotnējo pielikumu. Ja jau esat to izdarījis, pārbaudiet e-pasta pielikumu vai lūdziet izsniedzējam dokumentu atsūtīt vēlreiz. Oriģināla saglabāšana atstāj iespēju vēlāk precizēt parakstu, dokumenta sastāvu un piemērotāko nodošanas veidu.

Avoti: VAAD: Kā atvērt elektroniski parakstītus dokumentus?

Saņēmējam uzdodiet jautājumu par gala formātu

Avota dokuments var būt elektroniski parakstīts, bet tas vēl nenozīmē, ka tulkojums jāiesniedz tieši tādā pašā formātā. Pirms darba sākšanas pajautājiet saņēmējam, kādā valodā vajadzīgs tulkojums, vai nepieciešams apliecinājums un kā jāiesniedz dokumentu komplekts. Ja saņēmēja instrukcija lieto nesaprotamu apzīmējumu, nosūtiet precizējošu jautājumu ar konkrētā dokumenta nosaukumu.

Īpaši noderīgi ir atdalīt divus jautājumus: kā pārbaudīt jau saņemtā dokumenta parakstu un kā noformēt jauno tulkojumu. Tie nav viens pasūtījuma solis. Saglabājiet saņēmēja rakstisko atbildi un pievienojiet būtisko prasību tulkojuma pieprasījumam. Tas palīdz saskaņot darbu, nepaļaujoties uz cita cilvēka pieredzi ar līdzīgu dokumentu.

Precizējošu ziņu var formulēt šādi: “Man ir elektroniski parakstīta izziņa latviešu valodā. Vai jums jāiesniedz pats elektroniskais dokuments kopā ar tulkojumu, vai vēlaties papīra komplektu? Kāds apliecinājums nepieciešams?” Šāds jautājums palīdz saņemt izmantojamu instrukciju. Neiekļaujiet ziņā nevajadzīgus personas datus, ja dokumenta veida un iesniegšanas mērķa apraksts jau ļauj prasību noskaidrot.

Izdomāts piemērs: izziņa saņemta EDOC failā

Iedomāsimies Mārtiņu, kurš saņem izziņu elektroniski un vēlas to iesniegt ārvalstu darba devējam. Viņš telefonā nofotografē pirmo redzamo lapu un sāk gatavot tulkojuma pieprasījumu. Pirms nosūtīšanas Mārtiņš atgriežas pie e-pasta, saglabā sākotnējo EDOC pielikumu un apskata visu dokumentu. Viņš pamana, ka izziņai pievienots vēl viens fails ar paskaidrojumu.

Mārtiņš noskaidro, vai darba devējam vajadzīgs arī paskaidrojuma tulkojums un kāds ir pieņemamais gala formāts. Pieprasījumā viņš norāda, ka oriģināls ir elektroniski parakstīts, un pievieno saņēmēja prasību. Viņš nesola, ka viena telefona fotogrāfija atrisinās visu pasūtījumu. Šī ir izdomāta situācija procesa ilustrēšanai, nevis konkrēta darba devēja vai valsts prasību apraksts.

Kontrolsaraksts pirms tulkojuma pieprasījuma

Pirms failu pievienošanas pārbaudiet sarakstu un skaidri atzīmējiet, ko vēl nezināt. Jautājums piezīmēs ir labāks nekā nejauši izvēlēts apliecinājums vai nepareizs pieņēmums par elektroniskā oriģināla formātu. Ja ar dokumentu strādā vairāki ģimenes locekļi vai kolēģi, vienojieties, kurš saglabā sākotnējo failu un kura versija tiek nosūtīta.

• Vai sākotnējais elektroniski parakstītais fails ir saglabāts un nav aizstāts ar izdruku?
• Vai apskatītas visas lapas un noskaidrots, kuri pielikumi ir jātulko?
• Vai paraksta pārbaudes rezultātā nav neskaidrību, kas jāprecizē ar izsniedzēju?
• Vai zināma mērķa valoda, saņēmējs un dokumenta iesniegšanas mērķis?
• Vai saņēmējs ir paskaidrojis vajadzīgo tulkojuma formātu un apliecinājumu?
• Vai pieprasījumā norādīts, ka avots ir elektroniski parakstīts, un saglabāta saņēmēja atbilde?

Kā rīkoties tulkoju.lv formā

Tulkoju.lv pieprasījuma forma pašlaik pieņem PDF, DOCX, JPG, PNG un TXT failus. EDOC un ASICE augšupielādi šajā formā nesolām. Ja dokuments ir šādā konteinerā, nemainiet tikai faila paplašinājumu. Piezīmēs norādiet avota formātu un jautājumu par oriģināla nodošanu. Satura sākotnējai apskatei var pievienot atbalstītu, salasāmu kopiju, skaidri pasakot, ka tas ir apskates materiāls.

Jaunas kopijas sagatavošana nedrīkst kļūt par iemeslu izdzēst oriģinālu. Vienojieties par nepieciešamā avota nodošanas veidu, pirms sākas darbs ar apliecinājumu. Formā izvēlieties valodas, norādiet vēlamo termiņu un aprakstiet saņēmēja prasības. Pēc tam saņemiet individuālu piedāvājumu un pārbaudiet tajā ietverto dokumentu apjomu, noformējumu un termiņu. Darbu sākam pēc jūsu apstiprinājuma.